Groeien in samensturing: 6 lessen

Groeien in samensturing: 6 lessen

Samensturing in de zorg. Het klinkt als theorie. Toch is het al dagelijkse praktijk voor tienduizenden teams van zorgverleners in de zorg voor ouderen en gehandicapten. Zij gaan continu ‘het goede gesprek aan’. Het doel: samen met familie en collega’s voor elke cliënt optimaal invulling geven aan een leven met zorg. Maar daar blijft het niet bij. Het ideaalplaatje is, dat zorgprofessionals vanuit het goede gesprek als team ook daadwerkelijk doorpakken. Door zoveel mogelijk zelf én samen sturing te geven aan de zorgverlening. En door als ‘sterk team’, dus vanuit de eigen kracht van het team, samenwerking te zoeken in de continue kwaliteitsverbetering, digitalisering, zorginnovatie en kostenbesparing.

Hoe kan een team zorgverleners zich hierin bekwamen? Hieronder 6 belangrijke inzichten uit de praktijk van OnsTeamPortaal.

Online reflectieplatform

Om groeien in samensturing makkelijker te maken, werkt een groeiend leernetwerk van teams, coaches, managers en interimmers met OnsTeamPortaal. Een online reflectieplatform, met 7 vragenlijsten, waar een zorgteam gemiddeld 2 uur per maand mee aan de slag gaat. Het platform is generiek van opzet, maar aanvankelijk exclusief voor de langdurige zorg samen met gebruikers en klanten ontwikkeld. De vragenlijsten zetten de focus op telkens één thema: teameffectiviteit, samenwerkingsgedrag, werkverdeling, resultaat-ambities, talenten, samenspel en (vak)competenties. De coach zorgt dat het team hierover ‘een goed gesprek’ leert voeren. De hele ‘leerreis’ omvat 10 stappen, waar het team 9 tot 12 maanden over kan doen. Teams kunnen daarna de online reflectietools opnieuw gebruiken, om regie te houden op de teamontwikkeling.

Essentiële lessen

Inmiddels is ervaring opgedaan bij 6 zorgaanbieders bij in totaal ongeveer 120 teams, begeleid door ruim 20 teamcoaches. De ervaringen in de praktijk zijn overwegend positief. Teamleden, coaches en managers ervaren dat teams zich de regie daadwerkelijk toe-eigenen, het werkplezier, teamgedrag en de werksfeer verbeteren, en er meer aandacht is voor cliënten. Zo langzamerhand leren we ook, waar teams behoefte aan hebben en wat coaching met OnsTeamPortaal hierin kan betekenen. Tijd dus om geleerde lessen breder te delen. De belangrijkste lessen in een notedop:

  • Leer eerst met collega's het gesprek aangaan
  • Maak van teamreflectie een goede gewoonte
  • Los ondermijnende regelproblemen op
  • Geef stem aan ieders werkbeleving
  • Daag uit om echt resultaat te boeken
  • Maak er een boeiende ontdekkingsreis van

1. Eerst met collega's in gesprek

Met cliënten en familie een goed gesprek aangaan is knap lastig als je niet goed weet wat je van collega’s kunt verwachten. En wat zij van jou verwachten. Of als de samenwerking in je team niet erg soepel loopt. Het is dus nodig eerst te leren om het teamfunctioneren met de collega's bespreekbaar te maken. Zodat ieder teamlid zich veilig voelt, zich kwetsbaar durft op te stellen en weet waar zij of hij op kan rekenen. Het lijkt een open deur maar is voor drukbezette zorgteams vaak niet eenvoudig. Daarom richt OnsTeamPortaal zich primair op het team van zorgverleners. Het principe hier is: ‘zo binnen, zo buiten’. Een goed gesprek aangaan met cliënten en familie wordt een stuk makkelijker en effectiever, als teamleden dat vanzelfsprekend ook met elkaar doen.

2. Maak van teamreflectie een goede gewoonte

Samensturing groeit door gezamenlijke reflectie: het samen van verschillende kanten kijkennaar de situatie. Kijken naar wat er is, en aan elkaar vertellen hoe je je daar toe verhoudt. De kunst is om hier een goede gewoonte van te maken. Om even afstand te nemen, ergens bij stil te staan en weer verder te gaan. Geen rust of tijd voor? De praktijk met OnsTeamPortaal leert dat het vooral de herhaling is die teams hiermee verder helpt. Het gaat niet om véél praten, maar om trefzekerheid en regelmatige bezinning. Een team dat elke maand een paar uur uittrekt voor een goed teamgesprek en zich hierop laat coachen, eigent zich het samensturen razendsnel toe.

De hele ‘leerreis’ omvat 10 stappen, waar het team 9 tot 12 maanden over kan doen. Teams kunnen daarna de online reflectietools opnieuw gebruiken, om regie te houden op de teamontwikkeling.

3. Ondermijnende regelproblemen oplossen

Soms staat een team bol van de regelproblemen, vanwege ziektevervanging, nasleep van incidenten, vacatures, of te weinig professionele senioriteit. Of het team is te groot en werkt met erg versnipperde diensten. We hebben gemerkt dat teams en leidinggevenden in OnsTeamPortaal een kans kunnen zien, om de krachten te bundelen om de probleemsituatie open te breken. Zo blijkt het inderdaad te kunnen werken. Het traject van teamreflecties werkt dan als een versneller, bijvoorbeeld voor regelarm werken. Echter, als de regelproblemen ondermijnend hoog oplopen, is de vraag of dit gaat werken. Een zorgvuldige screening van de regelproblemen in een zorgteam is dan geen overbodige luxe. Soms is eerst een goed 'kwartiermakend' gesprek met de manager nodig in combinatie met enkele beleidsmaatregelen. Of een interim teamleider dan wel zorgverlenende senior, die zelf een samensturend rolmodel is, met maar één opdracht: teamherstel en (opnieuw) gunstiger voorwaarden scheppen voor samensturing.

4. De werkbeleving stem geven

Zorgteams kunnen behoorlijk gedreven zijn, om er voor kwetsbare cliënten het beste van te maken. Wat de zorgverleners zelf nodig hebben, wordt al gauw minder belangrijk gevonden. "We redden ons wel. Goede gesprekken voeren, oh prima, pakken we er ook wel even bij.” De eigen kwetsbaarheid blijft een blinde vlek. Dat OnsTeamPortaal hier juist bij herhaling de schijnwerpers op zet, voorziet in een behoefte om het hier toch eens over te kunnen hebben. Met name de wat sterkere teams blijken aandacht voor ieders werkbeleving als een bevrijding te ervaren. Werkdruk, mantelzorg thuis, opzien tegen een opleiding, verandermoeheid… het mag er ineens openlijk zijn. "Het is een reis in onbevangen aandacht mobiliseren", aldus een ervaren teamcoach. Het groeiend bewustzijn van ieders werkbeleving blijkt een enorme impuls te kunnen geven aan een gezonde samenwerking.

Het groeiend bewustzijn van ieders werkbeleving blijkt een enorme impuls te kunnen geven aan een gezonde samenwerking.

5. Uitdagen op resultaten

Ook al zijn ze het eens met de moderne zorgvisie, als het gaat om samensturing kunnen zorgverleners zich toch afwachtend opstellen. Bijvoorbeeld omdat ze te weinig praktische steun ervaren bij ondersteunende diensten. Of omdat ze de lat onrealistisch hoog vinden liggen. Of de waardering missen voor wat ze dagelijks al klaarspelen met cliënten. Of er beducht op zijn, dat ze afbreuk doen aan wat zij hebben opgebouwd met cliënten. Het kunnen en mogen inzetten van OnsTeamPortaal blijkt hierbij bemoedigend te kunnen werken. We hebben goede ervaring om teams hierin letterlijk ‘in de leiding te zetten’. Waar willen teamleden zelf voor gaan? Welk succes willen zij over een half jaar of jaar gerealiseerd hebben? Voor zichzelf, voor de cliënten en voor de organisatie? Samen een concreet wenkend perspectief uitwerken legt een stevige basis voor de gezamenlijke leerreis. Nog beter is het, als de teamambitie ook begrepen en merkbaar gesteund wordt door de leiding. Zodat ook in de relatie met de leiding de samensturing op gang kan komen.

6. Maak er een mooie ontdekkingsreis van

Een team zal zich zelden volgens een logisch teamfasemodel ontwikkelen. Teams kunnen zelfs last hebben van zulke modelmatige verwachtingen. We merken dat zorgteams en hun coaches meer voelen voor het denkbeeld van een avontuurlijke ontdekkingsreis. Een beeld dat ook spreekt uit veranderkundige benaderingen als Theorie U, Deep Democracy, Appreciative Inquiry en Rijnlands organiseren. Als reflectieplatform is OnsTeamPortaal hierbij een handig 'vervoermiddel', en reikt een reisroute aan. Teams zijn positief over het houvast van deze verzorgde ontdekkingsreis. Een zorgteam dat wil groeien in samensturing hoeft dus echt het wiel niet uit te vinden. De ambities en ontdekkingen van het team bepalen vervolgens hoe de reis en de resultaten er concreet uit gaan zien. De teamcoach of coachend teamleider is vooral een reisgids.

Show more posts

Stacks Image p293_n394
Stacks Image p293_n400

BC4U Teaming is ingeschreven onder KvK-nummer 57694583 - BC4U Teaming Compass® is een geregistreerd handelsmerk

Cookies we use are just there for basic web reading functionality. We do not use analytic or tracking cookies. We do not collect any user information and/or share user information to third parties.

De door ons gebruikte cookies ondersteunen enkel de functionaliteit van onze website. We gebruiken geen cookies voor analyse of het volgen van de gebruiker. We verzamelen geen gebruikersinformatie en/of delen informatie met derden.